大数据时代下的OA办公系统的应用方法与策略

大数据时代来临

如果说2011年最火爆的话题是“云计算”，那么今年则非“大数据”莫属。

IBM、SAP、ORACLE、GOOLGE、EMC、用友、阿里、腾讯等IT巨头已经开始不断的发布自己的“大数据”战略。

早在年初，《纽约时报》网站刊载文章“大数据时代降临”，深入浅出的介绍了大数据，非常权威、全面和经典，引起了国内企业的广泛关注。文章非常明确的指出：“大数据”正在对每个领域都造成影响。举例来说，在商业、经济及其他领域中，决策行为将日益基于数据和分析而做出，而并非基于经验和直觉。

OA办公软件系统拥抱大数据

上面这段话看起来很像是对BI（商业智能）的描述，当然，BI的本质正在于数据挖掘和数据分析，和“大数据”是一脉相承的。而从这段话中，笔者却又看出来一些和OA系统应用相关的影子，或者说“英姿”。

这是因为正好几周前，笔者跟优府金企业软件OA系统的高层领导交流时，了解到OA系统已经完全走过了“办公自动化”时代，这个时代的特点是“电脑代替手工操作”。优秀的OA系统正步入整合化、智能化的时代，为此他们正努力的让OA系统越来越多的整合来自系统内部和外部的数据，并进行智能分析，生成统计报表，为领导者提供精准的决策依据。

显然，OA系统的新特点和“大数据”的精义不谋而合。因为“大数据”的精义不在于数据的“大”，而在于数据的“用”——整合、分析、利用。

如何利用好数据

在《纽约时报》的文章中，作者指出“大数据”发展趋势中所增加的大部分数据都是在自然环境下产生的，比如说网络言论、图片和视频等不受控制的东西等，即所谓的“非结构化数据”，通常不能为传统的数据库所用。这正是OA系统中数据的一个重要特点。

和ERP等业务系统不同，OA系统中存在着大量的“非结构化数据”，如消息、通知、公告、文件、图片、流程图、工具、问答、BBS和项目中的交流信息等等，这些数据对企业来说是一个庞大的“宝藏”。

因为这些信息里面蕴含了大量有用的知识，通过OA系统对这些知识进行有效的收集、分类和共享，就可以让其他员工和新员工方便的学习到，更快、更好的完成工作，同时对这些知识进一步的完善和创新。如此，这些知识就得到了有效的积累和继承，这也就是通过OA系统实现知识管理的应用。

而对于“结构化数据”的分析，OA系统已经开始变得驾轻就熟。据优府高层领导介绍，他们让OA系统中的统计报表自动、实时生成，报表中的数据来自于OA系统，或者第三方系统。比如管理层想查看各部门上年度的费用情况，就可以直接打开“部门费用年分析表”，从该表中可以进一步查看每个部门的费用明细，再进一步查看每个人的费用明细。

OA系统的理想

在《纽约时报》的文章中，麻省理工学院的经济学教授埃里克-吕诺尔夫松及其两名同僚在去年发表研究报告称，数据指导下的管理活动正在美国企业界中蔓延开来，而且这种管理活动正开始获得回报。这三名学者对179家大型公司进行了研究，发现那些采用“数据驱动型决策”模式的公司能将其生产力提高5%到6%，这种生产力的提高是很难用其他因素来解释的。

“我们正开始变得更为科学化。”吕诺尔夫松这样说道。

这句话对OA系统厂商们来说简直太悦耳了，就像直接在说他们一样，因为这正是OA系统厂商们所努力的一个目标。

笔者在金企业软件OA系统两年前做的白皮书中，看到了同样的话：管理是艺术，但更是科学。它依赖于个人的能力，但更依赖于因科学的方法和工具而建成的一整套完善的体系……如今的企业领导者正运用算法决策工具和高精尖的软件来管理他们的机构……金企业软件协同OA办公自动化软件系统的理想就是为企业的决策者、管理者、执行者提供一种切实可行的工具，完成从艺术到科学的转变。

未来

当然，新事物从来不乏质疑的声音，比如《互联网周刊》就发布了“大数据的尴尬：只打雷不下雨”的文章。但笔者认为，排除炒作的因素，“大数据”能够如此强烈的引起业界大佬们的重视和共识，必然有着极其重要的价值和意义。和“云计算”一样，或许现在还令很多人茫然，但未来却很可能改变这个世界。

正如《纽约时报》的文章所说：“大数据”时代的降临看起来已是无可逆转。数据已经坐到了驾驶员的位置上，它就在那里，有用而且宝贵，甚至还很时尚。

而对OA办公系统来说，其必然也要进行自身的升级换代，智能化、整合化则是一个很清晰的未来。

(科技责编：李霞飞 )