发了两期CRM更新功能解读后，朋友圈有客户反馈说还蛮喜欢这个【一次讲透】系列的。不讲多，也不讲大，每次把Zoho CRM的一个更新功能细细拆解，有场景，有操作，有示例，但求客户朋友看完后能真正地应用到实际业务中，把自己的CRM系统打磨得更好用，更便捷。在万事皆快的浮躁时代，我们一起沉下心来，认真走好脚下的每一步。

本期CRM更新，我们来看看关于 工作流的新改进——基于备注设置工作流 。

关于工作流

开始正题前，我们一起回顾下Zoho CRM工作流的内容。工作流是SFA销售自动化的灵魂。

工作流（Workflow）是指“业务过程的部分或整体，在计算机应用环境下的自动化”，是对工作流程及其各操作步骤之间的业务规则，进行抽象和概括性的描述。在日常工作中，如果我们能把某些相对固定的任务拆解成一定的规则和过程，那么这项任务就非常有希望自动化。 自动化的好处在于过程可控制，效率显著提升，指标易达成，是各行各业诸多企业追求的管理目标。

工作流包含三大组成部分：

1. 由什么触发

2. 满足什么条件

3. 执行什么动作

熟悉Zoho CRM后台工作流配置的朋友清楚，在CRM中配置工作流也是按照以上三个步骤：

（Zoho CRM后台配置工作流的三个步骤）

基于备注的工作流

更新前，在【触发】环节选择执行工作流依据时有三种选项，可以根据“记录操作”、“日期/时间字段”和“记录得分”配置工作流。更新后，我们又增加了一种可执行工作的依据——记录备注。当备注被添加、修改、或删除的时候，也能配置工作流啦，让系统自动去执行有利于业务推进的动作。

备注是记录的一个重要组成部分，很多Zoho CRM用户使用 “备注” 来快速记录有关联系人或商机相关的关键信息。以商机模块为例，销售人员通常会在备注中记录下每一次客户跟进的要点，管理层也可以在备注填写意见或反馈。

如果备注只用于记录，它就相当于一个电子化的笔记本，仅可用于记载并交流信息，平平无奇对不对？更新后，“备注”摇身一变，不仅参与了效率提升，还能加速业务推进以及协同能力，管理者、销售人员、其他支持部门均可从中受益。

我们通过以下场景，一起看看变身后的“备注”有什么不同。

模拟场景：

如何快速get领导喊你推进的商机

推进客户是销售的职责，但是保证每个项目都能正常推进是不可能的。在不少公司中，销售总监、销售VP，甚至老板本人也会定期查看销售的跟进记录，及时发现问题，提醒销售关注某个客户，或者帮助销售协调内外部资源达到正向推动的目的。

在实际工作中，管理层如果发现一个问题就单独找销售沟通，效率实在太低。我们可以使用基于备注的工作流，让管理层和销售人员沟通加速。解决问题的思路和步骤如下：

Step1: 制定规则，建立共识

系统管理员协调管理层和销售人员，一起沟通并统一认识，确定好哪些关键词释放出管理层要求销售推进加速的信号，比如“加速推进”、“进展缓慢”等；

Step2: 配置工作流

管理员在CRM中配置工作流，当备注中包含“加速推进”、“进展缓慢”这些关键词时，系统自动给相关的销售发邮件、打标签、添加待办任务等；

Step3: 管理层填写备注

管理层日常检查商机进展，如果有不满意进展的商机，在备注中写下意见，但需包含“加速推进”、“进展缓慢”这些约定好的关键词。

Step4: 销售快速获得信息

根据工作流配置的具体动作，销售人员从CRM中快速get领导意见，有问题积极解决，需要支持抓紧向领导要资源。

通过这个模拟的应用场景，可以看到更新后，原本被动记录的“备注”也主动了起来，承担起更多向后推动的任务。

在CRM中如何实现

系统管理员配置工作流

系统管理员基于备注配置工作流还是蛮简单的，下面就跟着我一起新建一条针对备注数据的工作流规则。针对商机模块，新建的工作流规则被命名为“需要加速推进的商机”。

还记得工作流的三个组成部分吧？ 触发器、满足的条件、执行的动作 ，我们来逐一设置吧。

1、设置触发器

在“执行此工作流规则”中选择“记录备注”，这条工作流就会针对备注内容生效。

接下来，选择当备注发生什么变化时，启动这个工作流规则。根据模拟场景，选择“备注被添加或修改”时执行。您也可以根据实际业务选择添加、仅修改或删除时执行。

触发器这样就可以了，点击“下一步”设置满足的条件。

2、设置满足的条件

所谓满足的条件，就是前面Step1里提到的那个规则，规则需要业务涉及的各方都能充分理解并取得共识。模拟场景中，假如规则为：

• 商机创建时间是本月；

• 管理者在备注中输入含“加速推进”、“进展缓慢”等关键词的意见时， 触发工作流执行。

3、执行的动作

当满足条件时，让工作流自动执行哪些动作呢？

针对备注的工作流规则，可执行的动作包括六种：

• 打标签

• 发邮件

• 添加任务

• 创建记录

• 发短信

• 使用函数开发复杂动作

假如规则是打标签，标签名字叫“特别关注”。

点击保存，工作流规则配置完成。

来看看效果，管理层在备注中写下包含关键词的意见，下图中，管理层提到了“进展缓慢”。

保存修改后，商机被打上了特别关注的标签。

后续的事情就很方便了，销售做一个“特别关注的商机”视图，所有被打上“特别关 注 ”标签的商机一览无余。自纠自查也好，寻求帮助也好，找领导沟通也好，总之是快速行动了起来。

以上通过虚拟场景，介绍了 如何配置基于备注的工作流，以及呈现的效果 。用户朋友们知道这个新功能后，一定要举一反三，多多开动脑筋，创造出更丰富更实用的应用场景，也要记得分享给我们。

(职场责编：未找到用户 )